Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez les patients et patientes se présentant au Service de pneumologie et vous gérez les appels téléphoniques que vous recevez.

Vous organisez les consultations en gérant l’agenda électronique des médecins et en préparant les dossiers patients. Après les consultations, vous assurez de manière autonome et rapide la frappe de rapports médicaux. Au besoin, vous programmez les examens médicaux complémentaires.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, la gestion des plannings de vacances ou encore l’organisation des congrès du corps médical.

Vous assistez le ou les médecins adjoints et adjointes dans leurs tâches administratives et à la gestion de leur agenda.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme les commandes, les notes d’honoraires, l’archivage.

Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires et vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l’anglais est un atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, Excel, Powerpoint et le niveau standard sur Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo).

Possédant un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.

Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

• Entrée en fonction :à convenir
• Nombre de postes : 1
• Taux d’activité : 100%
• Classe de fonction: 12 (11 si non détenteur/détentrice des certificats ECDL)
• Contrat: CDI
• Délai de candidature : 05.12.2024
• Demande de renseignements : Mme. RIVOIRA Amélie, cheffe de secrétariat, tél. 022 372 99 02

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.