En tant que secrétaire médical ou médicale au sein de l'unité des tumeurs digestives du service d'oncologie, vous assurez le secrétariat et apportez un soutien administratif aux médecins de l'unité pour le suivi des activités cliniques. Vous faites partie intégrante de l’équipe qui comprend un médecin adjoint, un chef de clinique, deux médecins internes et deux secrétaires médicales, avec lesquelles vous travaillez en étroite collaboration.

Vos responsabilités incluent l’accueil physique des patients et des patientes, l’enregistrement de leurs données administratives, ainsi que l’orientation et l’information des patients et patientes et autres usagers du service, en adaptant votre communication au contexte de chacun. Vous gérez également les appels téléphoniques internes et externes ainsi que la messagerie commune du secrétariat de manière personnalisée et professionnelle.

Vous planifiez les consultations médicales et les traitements oncologiques, simples et/ou complexes sur l’agenda institutionnel (GRECO2) et gérez les rendez-vous pour les examens complémentaires. Vous saisissez les prélèvements, vérifiez les commandes de protocoles de chimiothérapie, et assurez la gestion administrative complètes des dossiers patients et patientes, y compris la rédaction, le suivi dossier, la numérisation et l'archivage des documents.

Tout en accomplissant vos tâches de secrétariat, vous participez aux divers colloques de l’unité et du service.

Dans un parfait esprit d’équipe et de collaboration, vous développez des relations étroites avec vos collègues et assurez la continuité du service lors des absences. Et de manière générale, votre sens du service fait de vous une personne agile, prête à user de votre flexibilité et polyvalence pour répondre aux besoins du secrétariat.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie de 2 ans minimum dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée rédactionnelle. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

Vous maitrisez l’anglais, minium B1 (bonne compréhension orale pour la prise en charge de l’accueil).

Vous êtes titulaire des certificats ECDL (avancé pour Word et base pour Excel, Outlook et Web). Vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO2, Requête Labo et Winscribe).

Grâce à votre bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.

Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous faites preuve d'autonomie, de rigueur et de précision dans les tâches qui vous sont confiées.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress. Empathique et attentif.ve, vous aimez les contacts humains et faites preuve de tact et d'écoute active, en particulier lors de situations sensibles. Vous comprenez les préoccupations et les besoins des patients oncologiques, apportant un soutien moral et une bienveillance constante tout au long de leur parcours.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

• Entrée en fonction : 1er mars 2025
• Nombre de poste : 1
• Taux d’activité : 70 %
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 03.01.2025
• Demande de renseignements : Mme A. Ajdini, cheffe de secrétariatau Département d'oncologie, Écrire un email

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.