Office Manager/in -100% (on-site)
Hoteljob
Publication date:
22 August 2024Workload:
100%- Place of work:Zürich
Einleitung
Wir suchen für unseren Kunden (vertraulich) im Kanton Zürich nach Vereinbarung eine/n
Office Manager/in -100% (on-site)
Dein Profil
- Kaufmännische Ausbildung und/oder Ausbildung auf Stufe HF/FH/Uni.
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung als Office Manager oder in einer ähnlichen Rolle mit übertragbaren Fähigkeiten.
- Du kommunizierst gerne und stilsicher auf Deutsch (Niveau C2) und Englisch (Niveau C1) mit internen und externen Partnern.
- Gepflegtes Erscheinungsbild, sehr gute Umgangsformen, Kunden- und Dienstleistungsorientiert sowie sehr gute Kommunikation.
- Ausgeprägter Teamgeist und vielseitiges Interesse (du siehst dich selbst als Tausendsassa).
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eigenständige Arbeitsweise mit Fähigkeit, agil mit unvorhersehbaren Ereignissen umzugehen, sowie schnelle Auffassungsgabe.
- Anwenderkompetenz für Videokonferenzsysteme, Projektionssysteme, Audiosysteme und Ähnliches oder gute Lernbereitschaft ohne Tech-Berührungsängste.
- Sehr gute Anwenderkenntnisse der gängigen Microsoft Office 365 Applikationen.
- Führerschein Kategorie B (PKW).
Deine Aufgaben
- Bürobetrieb und Empfangsmanagement:
- Du bist die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um das Office Management. Du empfängst Besucher und bearbeitest eingehende Telefonanrufe und allgemeine E-Mail und Postkommunikation, die du an die entsprechenden Personen oder Abteilungen weiterleitest.
- Du kümmerst dich um die Betreuung von Gästen und Meeting-Teilnehmern und bringst sie bei Bedarf zur entsprechenden Person oder begleitest sie zum entsprechenden Bereich.
- Administrative und organisatorische Aufgaben:
- Du sorgst für den reibungslosen Ablauf der täglichen Büroorganisation, einschließlich Terminplanung, Verwaltung von Besprechungsräumen, Post- (Annahme bis Versand) und Korrespondenzmanagement sowie Dokumentenorganisation auf Deutsch und Englisch.
- Du unterstützt in Bereichen wie Onboarding, Rekrutierung, Kommunikation, Learning & Development.
- Du bist verantwortlich für die Umsetzung von Gesundheits- und Unfallpräventionsrichtlinien.
- Du koordinierst die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen sowie den Austrittsprozess.
- Facility Management:
- Du sorgst für die regelmässige Wartung und Instandhaltung unserer Büroausstattung und Gebäude (inkl. Einhaltung von Gebäudesicherheits- und Unfallpräventionsrichtlinien) und machst regelmässige Bestandesaufnahmen.
- Du stellst ein strukturiertes Erscheinungsbild sicher und triffst die nötigen Vorkehrungen / Massnahmen.
- In Zusammenarbeit mit unseren externen IT -Dienstleistern überwachst und stellst du den reibungslosen Betrieb der technischen Infrastruktur zusammen mit den Dienstleistern sicher.
- Du erledigst Bestellungen, das Einholen von Offerten, und Verwaltung von Büromaterial, Schreibwaren und IT-Ausrüstung, sowie andere Infrastruktur bezogenen Verträgen.
- Lagermanagement von Büromaterial und Verpflegung (e.g. Kaffee, etc.).
- Du steuerst die Zusammenarbeit mit unseren Bürodienstleistern und Lieferanten.
- Du verwaltest die drei Firmenwohnungen und bist Ansprechpartner/in und koordinierst die Services (Buchung, Reinigung, Check-in und Check-out).
- Event-Management Operations:
- Du unterstützt und arbeitest aktiv für verschiedene Abteilungen in der operativen Planung und Durchführung von Unternehmensveranstaltungen (Meetings, Programme, Module, Workshops und anderen Events).
- Dabei übernimmst du die Koordination, Bestellung/Buchung mit externen Servicepartnern in der Planung sowie die operative Ausführung am Veranstaltungstag (e.g. catering, Reinigung, A&V Support, Gästeapartments Bereitstellung, Gästebetreuung, Transport etc.).
- Unterstützung der Geschäftsleitung:
- Du bereitest Management-Meetings vor, protokollierst, und unterstützt bei der internen und externen Kommunikation.
- Unterstützung bei der Organisation von Reisen, inklusive Reiseplanung und Ausgabenverwaltung.
Deine Vorteile
- Multikulturelles Team mit hervorragendem Spirit.
- Viel Gestaltungsspielraum und hohe Eigenverantwortung.
- Persönliche Entwicklung in einem unternehmerischen Umfeld und Weiterbildungsfinanzierung.
- Herausfordernde und vielfältige Tätigkeiten.
- Ein konkurrenzfähiges Lohn- und Sozialleistungspaket.
- Ein wunderschönes Arbeitsumfeld mit Parkplätzen und direkter ÖV Anbindung.