Ziele und Funktion der Stelle:

• Leitung der Administration
• Führung von 2-3 Mitarbeiter/innen (ohne Personaladministration und Finanzen)
• Selbstständige Abwicklung von Kundenaufträgen
• Unterstützung der Geschäftsführung

Hauptaufgaben:

Führung:

• Mitarbeiter/innen-Führung
• Optimierung und Weiterentwicklung des administrativen Bereichs
• Entgegennahme von Aufträgen und Anfragen (Nachbestellungen, Reparaturen, Wartung)
• Einsatzplanung für den Bereich Administration
• Planung, Unterstützung und Überwachung der Ausbildung in der Sachbearbeitung
• Durchführung von Mitarbeiter- und Qualifikationsgesprächen
• Regelmäßiger Austausch mit der Geschäftsführung

Tagesgeschäft:

• Betreuung von Telefon und E-Mails
• Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs
• Erstellung von Offerten und Auftragsbestätigungen
• Erstellung und Erweiterung von Schliessplänen
• Materialbeschaffung
• Programmierung von Systemen (Standalone, Webbasierte Systeme, Online-Zutrittslösungen)
• Terminplanung und Arbeitsvorbereitung
• Fakturierung und Ablage von Kundendossiers
• Erstellung und Bearbeitung kundenspezifischer Dokumente
• Erstellung und Bearbeitung von Wartungsverträgen
• Unterstützung der Projektleiter bei Großprojekten
• Durchführung diverser administrativer Tätigkeiten

Wartungsgeschäft:

• Gesamtverantwortung für das Wartungsgeschäft
• Verkauf, Ausbau und Pflege von Wartungsverträgen in Zusammenarbeit mit den Projektleitern und Sachbearbeitern
• Überwachung und Pflege der Verträge